Une société de services a-t-elle besoin d’un Vendor Management System ?

Face à la multiplication des projets que provoque, entre autres, la digitalisation des entreprises et de l’économie, les sociétés de services doivent se doter d’outils leur permettant de faire face aux demandes de plus en plus exigeantes de leurs clients.

Une étude réalisée par Marketor en 2012 révèle que le développement du portefeuille clients et l’optimisation de l’efficacité organisationnelle sont les enjeux majeurs des dirigeants de sociétés de services. En parallèle, l’étude indique que la gestion des ressources et des compétences internes et externes fait partie de leurs principales problématiques.

Les outils de type Vendor Management Systems (VMS) sont une solution indiquée pour les sociétés de services qui font appel à des ressources internes et externes. Pourtant, les VMS sont parfois assimilés à tort à des solutions d’achats de niche, et les entreprises de services ne les envisagent pas comme des outils efficaces pour répondre à leurs problématiques.

Pensés originellement pour gérer et piloter les ressources externes, les Vendor Management Systems répondent aussi aux besoins très spécifiques des entreprises de services.

Mais quels sont les bénéfices d’un VMS pour une société de services ?

Simplifier la décision « Make or Buy  ? »

Lors de la réponse à un appel d’offre, la première problématique pour une société de services sera de savoir si elle dispose de la compétence en interne, ou si elle devra elle-même l’externaliser : c’est ce qu’on appelle le « Make or Buy ».

Comment s’assurer que les commerciaux interrogent bien les ressources disponibles en interne et en externe ? Comment s’assurer que l’ensemble des interlocuteurs internes ont bien accès à cette demande ?

L’intérêt d’une solution VMS est de regrouper les demandes de Staffing Request internes et externes dans un seul et unique outil. En passant par un seul canal pour toutes les demandes, on s’assure ainsi :
– d’envoyer la même demande à l’interne et à l’externe
– de diffuser la demande à l’ensemble des interlocuteurs et des fournisseurs
– de respecter les processus définis par l’entreprise (ouvrir d’abord à l’interne, ouvrir à l’interne et à l’externe en même temps, etc.)
– d’avoir une vue globale sur tous les profils disponibles, sans devoir jongler entre différents outils, ou pire, devoir compiler l’ensemble des réponses manuellement dans des tableurs.

Réduire le temps de réponse

La capacité à répondre vite et dans les délais est cruciale dans les appels d’offres, pour ne pas perdre de business face aux concurrents. Le gain de parts de marché fait partie des enjeux prioritaires des sociétés de services, et la réactivité est clairement un facteur déterminant pour décrocher un contrat chez un (nouveau) client. En effet, plus vite un client aura une réponse correspondant à ses besoins, plus tôt elle pourra démarrer / débloquer son projet.

Un Vendor Management System permet de réduire votre temps de réponse. L’automatisation du processus, la capacité à rédiger l’information (définition du besoin, des délais, du budget…) une seule fois et dans une unique plateforme pour ensuite la diffuser en un seul clic à des populations différentes (Resources Managers en interne, Fournisseurs…), la centralisation des réponses, permettent de « mettre de l’huile dans les rouages » et d’améliorer la réactivité lors de la réponse aux appels d’offres.

Maîtriser la marge

Lorsqu’une société de services fait appel à un prestataire externe, elle doit gérer l’art délicat de proposer à son client un prestataire à un coût compétitif, pour pouvoir remporter l’appel d’offre face aux concurrents… tout en respectant un niveau de rémunération correcte du prestataire… et en préservant sa propre marge.
Il n’est pas évident de jongler entre ces différentes contraintes, surtout si l’on souhaite proposer à son client plusieurs profils, de plusieurs prestataires différents.

Un Vendor Management System offre la possibilité de faciliter cet exercice, en offrant une visibilité immédiate sur le taux de marge pour chacun des profils proposés, et de négocier plus facilement, si nécessaire, les tarifs auprès des fournisseurs.

Améliorer la qualité et le service

En tant que société de services, vous êtes les premiers à vous battre pour valoriser l’expertise et la qualité des prestations que vous délivrez, afin de sortir d’une simple logique de coûts qui connait ses limites.

Si des contrats peuvent parfois se jouer, à court terme, sur le prix ou la capacité à répondre rapidement à la demande, la notion de qualité des profils proposés et de leur adéquation aux besoins de vos clients fera toujours la différence à moyen/long terme. Il s’agit de votre réputation sur votre capacité à proposer des profils adaptés.

Un Vendor Management System permet de gérer intelligemment l’ensemble des profils (internes et externes) qui peuvent correspondre aux besoins de vos clients. Tout en vous donnant des indicateurs tarifaires, ce type d’outil vous permet également d’avoir de la visibilité sur les compétences techniques, comportementales ou encore l’ancienneté des profils que vous proposez.
Vos clients attendent de vous un rôle de conseil, qui démarre dès la proposition des profils. Cette vision synthétique des qualités de chaque profil vous est donnée par un VMS, et vous accompagne dans vos placements.