Externaliser la gestion de la formation : est ce la bonne solution … ?

La formation tient une place importante dans la stratégie des DRH (Directeurs des Ressources Humaines), elle contribue au renouvellement des compétences du personnel et peut accroitre la productivité. Autant dire qu’elle constitue un enjeu stratégique de premier ordre, quand on sait que les gains de productivité sont générateurs de profit. Une étude Demos à montrer que la formation était la deuxième fonction la plus externalisée dans le domaine des ressources humaines (après la paie) et qu’elle suscitait de plus en plus d’intérêt. Un intérêt qui reste mitigé tenant compte de certains freins et contraintes qu’une telle procédure comporte.

• L’externalisation de la formation : un désir latent

L’étude réalisée par le cabinet Markess, a mis en relief le fait que si seul 17% des directions RH externalisent la formation professionnelle, 47% ont l’intention de le faire. Les participants à cette étude expriment plusieurs raisons à cette pratique, les deux principales étant la réforme de la formation et la Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

• Les avantages de l’externalisation de la gestion de la formation

Ces avantages sont majoritairement qualitatifs ou du moins comme le précise le directeur de Cimes, Frank Morcant, les effets sur la réduction des coûts sont visibles sur le long terme.

Les DRH de Carrefour et Fraikin, ont constaté qu’une externalisation a :

– Augmenté la qualité de la formation fournie

– Apporté des outils de reporting et de pilotage efficaces

– Permis de maitriser les risques juridiques

D’autres bénéfices sont mis en exergue par l’étude Markess et concerne davantage les effets sur l’organisation de l’entreprise.

Si l’externalisation parait avantageuse, elle peut s’avérer également contraignante et susciter quelques freins pour certains DRH.

• Les freins à l’externalisation de la formation

– La peur de perdre le savoir faire et les compétences internes lié à la gestion de la formation constitue un obstacle principal au transfert de cette fonction RH, puisque ils sont 51,1 % des DRH interrogés par l’étude Markess à indiquer ce frein.

– Deuxième entrave évoquée pour près de 46,6 % des interrogés, le risque de dépendance envers le prestataire (dépendance technologique, tarifaire …)

• Les contraintes d’une gestion de la formation par un prestataire

– Technologique : Un transfert de cette fonction peut poser des difficultés dans la gestion du système d’information RH. En effet, les modifications apportées par le prestataire pourraient ne pas correspondre aux format du logiciel interne (dans le cas de progiciel de gestion intégré).

– Juridiques : Maitre Isabelle Reymann-Glaser met en garde les sociétés qui ont recours à l’externalisation. Elle met en évidence le fait qu’un remaniement du personnel lié à l’externalisation doit strictement respecter les normes juridiques. Par conséquent un licenciement qui aurait pour motif « externalisation » n’est pas considéré comme une cause réelle et sérieuse. Seul les licenciements ayant pour motif « mutation technologique » , « motif économique » ou « sauvegarde de la compétitivité » pourraient être justifiables.

– Psychologique : La résistance au changement du personnel causée par des appréhensions ne doit pas être négligée. C’est pourquoi, il faut procéder avec beaucoup de pédagogie en interne pour la mise en place d’une telle pratique.

• Conseils pour réussir son externalisation de la gestion de formation

– Référencement : s’informer sur les prestataires et surtout respecter les démarches administratives imposer pour les prestation d’un montant de plus de 3000 euros (voir notre article « acheteur êtes vous en règle »)

– Pilotage des appels d’offres : définir de manière précise son cahier des charges et déterminer les responsables en internes qui seront les interlocuteurs du prestataire.

– Management des fournisseurs :Inclure dans le contrat avec le prestataire la clause « reporting fréquent » qui permet de faire un suivi régulier des performances

– Information des équipes : Impliquer tout les acteurs concernés par cette mutation : service comptabilité, la direction du système d’information, les OPCA …

Vous voilà informé, l’externalisation nécessite un travail profond au sein des équipes … il faut pouvoir analyser les menaces et les opportunités de cette pratique en fonction de ses processus internes.